IT-palvelujen tilaratkaisujen kautta saadut ympäristöhyödyt

Turun kaupungin IT-palvelut sijaitsee Lemminkäisenkadulla. Lähes kaksi vuotta sitten tehtiin iso remontti ja tilat muutettiin monitilatoimistoksi. IT palveluiden Sanna Huhtaniemi ja Satu Kiiveri kertovat, mitä hyötyjä ja haasteita remontti toi tullessaan.

Täällä työskentelee noin 80 ihmistä, IT-palveluista reilu 60 ja loput konsultteja ja konsernihallinnon väkeä. Tilojen remontin lisäksi muutettiin toimintatapoja, eikä kenelläkään ole omaa työpistettä, ei edes johdolla. Esimerkiksi sähköinen toimintatapa on omaksuttu hyvin - kokouskäytäntöjen osalta on vakiintuneet käytännöt, joissa materiaalit ovat aina sähköisessä muodossa. Tämä on yksi pieni asia, joka on osaltaan vähentänyt tulostamisen tarvetta ja säästänyt paperinkulutuksessa. Tilat ja käytännöt tukevat toinen toisiaan, Satu toteaa. Muuton yhteydessä tehtiin suursiivous. Hienoa on se, että tavara- ja paperimäärä ei ole lisääntynyt lähes kahden vuoden aikana, naiset iloitsevat.

Ympäristöasiat on huomioitu uusissa tiloissa vähän kuin itsestään. Kierrätyspaikat ovat luonnollisesti kunnossa ja neliömäärä on nykyisin pienempi, joten energiaa kuluu vähemmän.

Monet vuonna 2012 tehdyn ekotukikyselyn tilannekartoituksen kohdista täyttyivät remontin myötä, Sanna naureskelee. Suoraa vertausta entiseen ei voi tehdä, sillä meillä oli ennen energiaa paljon kuluttanut konesali, mutta automaattivalaistuksilla ja – hanoilla sekä paperittomalla toimistolla on selkeästi oma osansa energiakulutuksen hallinnassa. Meillä on täällä menossa Intelligent Building – järjestelmän pilotointi, jossa tiloihin ja kalusteisiin on asennettu antureita. Antureista saadaan tietoa mm. käyttöasteesta, jonka avulla voimme hyödyntää tilojen käyttöä paremmin. Uusi teknologia luo erilaisia mahdollisuuksia entistä tehokkaampaan energiankäyttöön, Satu toteaa.

Uutta ja vanhaa

Monitilatoimistossa huomiota tulee mm. kiinnittää pintoihin ja toimintakulttuuriin. IT-palveluissa seinillä on paljon akustiikkalevyjä ja osa seinistä on tapetoitu pehmeillä materiaaleilla. Lattiat ovat kokolattiamattoja tai muuta kopinan estäviä pintoja. Lisäksi tiloissa on selkeä jaottelu kahteen työskentelykulttuuriin: keskusteleva ja keskittyvä työkulttuurialue.

Ilman toimivia sääntöjä monitilatoimiston kaikki hyödyt eivät toteutuisi. Työskentelykulttuurialueet elävät ja niihin tehdään päivityksiä tarpeiden mukaan, Satu kertoo.

Remontin aikana Satu ja Sanna olivat osana työryhmää, joka suunnitteli mitä voidaan hyödyntää uudelleen ja mitä laitetaan kierrätykseen. Vanhoja kalusteita kunnostettiin työkeskuksessa, näin niitä saatiin käyttöön remontoituun tilaan.

Paljon käyttökelpoisia ja meille tarpeettomia kalusteita ja toimistotarvikkeita jaettiin kaupungin muihin yksiköihin. Budjetti saneli sen, että ei ollut mahdollisuutta uusia kaikkea kerralla, mutta toisaalta ei myöskään haluttu luopua hyvistä vanhoista kalusteista. Haluttiin sisustus joka on kaikin puolin toimiva, esteettisesti sekä myös ekologisesti, Sanna kertoo.

Työmäärä kierrätyksen suunnittelussa ja toteutuksessa oli suuri, mutta lopputulos on kyllä sen arvoinen, molemmat naiset toteavat tyytyväisenä.

Johdon esimerkki on ollut tärkeä, kuten muussakin toiminnassa. Muutosta on helpottanut se, että jo ennen remonttia, muutettiin joitain toimintatapoja. Muutos aloitettiinkin esimiehistä, jotka siirtyivät samaan tilaan mobiiliin työtapaan. Kun kuusi henkilöä siirtyi samaan tilaan, viisi huonetta vapautui muuhun käyttöön. Hiljalleen toimintatapaa laajennettiin. Joitain muutoksia pystyy tekemään myös ilman suuria remontteja, Satu muistuttaa.

Teksti ja kuva: Marja Tommola ja Sanna Huhtaniemi

3/2018

Yksikkö: 
IT-Palvelut
Satu ja Sanna