Muutosten tuulia kaupungin hankinnoissa

Hankinta- ja logistiikkakeskus on ollut muutamien vuosien ajan muutoksessa ja on sitä edelleen. Ympäristön kannalta muutokset ovat merkittäviä. Kaupungin hankintoja tekee kymmenen henkilöä ja Tuula-Marja Mantere, yksi Haloken ekotukihenkilöistä vastaa kaupungin kestävistä hankinnoista. Hän kertoo kuulumisia ja selvittää hankintaprosessia.

  • Kaupunki tekee pääsiassa kahdenlaisia hankintoja, yhteishankintoja ja erillishankintoja. Yhteishankinta on tarkoitettu koko kaupungin käytettäväksi, esimerkiksi toimistotarvikkeet. Erillishankinnat ovat taas toimialan erityistarpeisiin tehtyjä hankintoja. Esimerkiksi erillishankinnassa prosessi yksinkertaistettuna menee niin että toimiala lähettää hankintakeskukselle toimeksiannon. Tässä vaiheessa aletaan käydä neuvotteluja toimialan kanssa vaadittavasta kriteeristöstä. Neuvotteluissa olen joskus mukana myös minä, Tuula selittää.
  • Toimialalta tulee tarvittavat tekniset kriteerit ja minun tehtävänäni on tuoda mukaan kestävän kehityksen näkökulmia ja selvittää, miten kestävä kehitys voidaan huomioida mahdollisimman tehokkaasti. Neuvottelujen aikana käydään myös markkinavuoropuhelua, ts. selvitetään, millaisia tarjoajia on ja että onko meidän vaatimuksemme realistisia, Tuula-Marja jatkaa. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on saada aikaan tarjouspyyntö, johon vastaisi mahdollisimman moni ja syntyisi haluttua, hyvää kilpailua. Tämän kaiken jälkeen ilmoitetaan tarjouspyyntö sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä Cloudiassa. Prosessi voi hankinnasta riippuen kestää muutamasta päivästä useisiin kuukausiin. Olen vastannut kestävistä hankinnoista muutaman vuoden ajan. Sitä ennenkin kestävyys hankinnoissa huomioitiin mahdollisimman kattavasti ja kestävä kehitys on jokaisen kilpailuttajan työnkuvassa.

Sähköinen ekoteko

Tuula-Marjan selvittäessä hankintamenettelyn yksityiskohtia ja käy ilmi että hankintaprosessi itsessään on hyvin haastava. On olennaista että kestävällä kehityksellä on oma edunvalvojansa, jotta se muistetaan huomioida kaikessa laajuudessaan. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Cloudia on tuonut jouhevuutta prosessiin ja se on ollut myös todellinen ekoteko

  • Ennen kaikki asiakirjat piti arkistoida paperisena. Jokaisessa kilpailutuksessa kului vähintään mapillinen paperia ja niitä piti arkistoida pitkä aika. Hankinta- ja logistiikkakeskus tekee noin sata kilpailutusta vuodessa, joten siitä voi päätellä, millainen arkisto meillä on ollut. Viime vuonna sähköistä järjestelmää kokeiltiin osassa hankinnoissa ja tämän vuoden alusta Cloudian käyttöön on siirrytty kaikissa tilanteissa. Kun me muutettiin Linnankatu 31:een vuodenvaihteessa niin työhuoneetkin saatiin miellyttävämmiksi, kun ei ole kansioita, Tuula-Marja nauraa.
  • Uusia malleja ollaan kokeiltu myös sähköisessä huutokaupassa. Tai oikeastaan se on käänteinen huutokauppa, Tuula-Marja miettii. Me ilmoitamme mitä haluamme ja tarjoajat huutavat keskenään, kuka tarjoaa halvimman hinnan. Joihinkin hankintoihin tämä käy mainiosti. Esimerkiksi kopiopaperia on hankittu sähköisestä huutokaupasta. Nyt muuton jälkeen ekotukiasiat ovat hieman jääneet paitsioon mutta kyllä ne taas hiljalleen nostavat päätään. Olen miettinyt että ekotukitoiminta olisi ihan hyvä saada esiin myös asiakkaille ja levittää myös sitä kautta tietoa ekotukitoiminnasta eteenpäin, Tuula-Marja tuumailee.

Resurssien yhteiskäyttöä

Logistiikkakeskus tulee muuttamaan Kunnallissairaalantieltä syyskuuhun mennessä. Kaupunki luopui omasta keskusvarastostaan ja siirryttiin käyttämään sairaanhoitopiirin kanssa yhteistä keskusvarastoa. Varastossa on oikeastaan kaikkea niin sanottua bulkkitavaraa kuten pesuaineita ja toimistotarvikkeita.

  • Yhteinen varasto tietenkin säästää kustannuksissa mutta myös pitemmän päälle voi tuoda etua kilpailutuksiin, kun pystytään tekemään yhteishankintoja, Tuula-Marja ennustaa lopuksi.

 

Kuva ja teksi: Marja Tommola

10/2016

Yksikkö: 
Hankinta- ja logistiikkakeskus
Tuula-Marja Mantere